Software Program Aplikasi Travel
For Sale

INTEGRATED TRAVEL

SYSTEM

With Filemaker

I Made Suardana Putra

Jika Perusahaan Travel Saudara membutuhkan Program yang betul-betul handal dan efiesien waktu segera kontak saya di+62817356935 Putra


Program Aplikasi Travel

INTEGRATED TRAVEL SYSTEM

Seiring dengan perkembangan teknologi yang menuntut kecepatan dalam penyediaan informasi, maka komputerpun merupakan suatu standar dalam suatu perusahaan dengan program sebagai pengolah data-data yang diperlukan sebaga satu kesatuan sistem. Begitupula halnya dalam bidang biro perjalanan (travel agent). Program akan sangat membantu dalam menghasilkan informasi-informasi yang diperlukan baik oleh intern perusahaan maupun extern perusahaan.

Program Aplikasi Integrated Travel System ini di bagun untuk memenuhi tuntutan tersebut. Program apikasi ini akan sangat berguna dalam pengolahan data-data dalam suatu travel, yang berbasiskan Microsoft windows dengn teknologi jaringannya, dan dapat juga digunakan dalam sistem operasi Macintos. Program ini juga telah “User friendly”, yang mana user yang sering menggunakan komputer dapat terbiasa menggunakan program ini seperti penggunaan mouse untuk perpindahan ke kolom-kolom tertentu atau dalam penekanan tombol.

Pada akhirnya program ini akan menghasilkan beberapa jenis laporan baik, harian, bulanan atau eriod tertentu, misalnya untuk menghitung Jumlah tamu dalam sebulan, keuntungan perusahaan, dll.

1.    Program Filemaker


Sekilas File Tentang FileMaker Pro

            Filemaker pro adalah suatu program untuk mengolah data seperti program olah data lainnya seperti Excel, namun File maker Pro mempunyai beberapa kelebihan seperti : Tampilan yang lebih bagus dan bisa di desain sendiri, dapat menyimpan data berupa foto, dapat disharing di jaringan lebih dari 50 pemakai dalam waktu bersamaan, dll. Untuk perkembagannya sekarang Filemaker Pro sudah versi 7.0 dengan beberapa kelebihannya dalam grafik.

 Fungsi-fungsi khusus dalam Filemaker Pro

Fungsi ini mungkin sudah banyak di jumpai di dalam aplikasi lain seperti Ms Word atau excel, antara lain:

  1. Ctrl + N = New ( untuk membuat sebuah file)
  2. Ctrl + F = Find ( untuk mencari data tergantung pada filed kolom yang di ketahui)
  3. Ctrl + D = Delete Field
  4. Ctrl + C = Copy Field
  5. Ctrl + X = Cut Field
  6. Ctrl + V = Paste Field
  7. Sort Data
Find Range of Date (Ctrl + F  mm/dd/yy..mm/dd/yy) sesuai dengan setting tanggalnya

Program Aplikasi Travel

            Aplikasi adalah suatu sistem yang dibangun dengan menerapakan sistem manual dalam suatu aplikasi bahasa pemrograman, yang dalam hal ini membangun sistem travel dengan menggunakan program filemaker pro, yang digambarkan dalam bagan alur data

  1. Deskripsi Program

Program ini dibuat untuk membantu menyelesaikan masalah masalah pendataan dan laporan laporan dalam bidang kerja Travel Agent.

Program ini dibuat dalam aplikasi File Maker Pro versi 5.5. dan berisi lebih dari 10 tempat penyimpanan data berupa file. Dan dapat berintegrasi dengan program aplikasi windows lainnya seperti winfax, internet, excel  dan program data lainnya

Kebutuhan program (recommended)

Hardware :

  • Prossesor minimal setara Pentium II (233 Mhz) (Client)
  • Prossesor minimal setara Pentium IV 1.7 M (Server)
  • Memori 64M (client) dan 128M (Server) Recommended (128 Mb)
  • Networking (multiuser)

Untuk performance yang lebih baik bisa mengunakan peralatan komputer yang terbaru, dan akan sangat tergantung pada jumlah pemakainya, kerja server akan menurun dan perlu dipergunakan komputer yang lebih cepat.

Software

  • Program File Maker Pro Server/Client
  • Microsoft Windows 98
  • Symantec Winfax Pro 10.1

Selain itu juga diperlukan software yang bersifat pendukung lain misalnya microsoft Office yang dapat dipergunakan untuk konversi data ke Program Office seperti Excel.

Program apikasi File Maker ini juga dapat dijalankan pada sistem operasi Macintos

Brainware

Karena setiap kegiatan dalam Travel ini menggunakan komputer jadi diperlukan sumberdaya manusia yang menguasai komputer selain menguasi bidang travel agent.

Kelebihan

  1. Dengan menggunakan program ini dapat menghasilkan beberapa laporan dengan sekali input data (mengurangi dupilcating), Jadi tidak membutuhkan sumber daya orang yang banyak, namun disini dituntut setiap karyawan paling tidak menguasai komputer.
  2. Dapat berinterakasi dengan winfax sehingga data yang akan di Fax dapat langsung dikerjakan dengan beberpa intruksi yang mudah. Data juga dapat di convert ke dalam format lain seperti dbf file. Webapage, dll.
  3. Dan dengan demikian akan menyingkat waktu kerja, yang dapat digunakan untuk mengerjakan hal lain.

Departement

Hampir keseluruhan departement yang berada dalam Travel akan ikut terlbat dalam Program Aplikasi ini, antara lain:

  •   Reservation
  • Operation
  • Secretary
  • Accounting
  • Transport

Laporan (semua contoh terlampir)

  • Print untuk Map file
  • Print Hotel Voucher + Amplop
  • Print Daily Arrival Guest
  • Print  Daily Departure Gues
  • Monthly Report
  • In House Guest
  • Print Guide Order
  • Print Final Service
  • Print Questionaire
  • Invoice Report
  • Profit Report
  • Summarry Invoice
  • Guide Fee Report
  • Transport Oder
  • Monthly Recapitulation

Semua laporan ini juga dapat dikirim melalui fax jika dibutuhkan.

Form (terlampir)

  • Form Booking hotel (3 tipe)
  • Form Booking Optional Tour
Diagram Proses dan Alur Data

 

Master Data

Master data adalah tempat pembuatan data-data yang akan dipergunakan dalam berbagai pengisian data lainnya dalam form. Master data  jarang mengalami perubahan. 

1. Hotel (mdhotel)
Master data Hotel ini digunakan untuk menyimpan data-data hotel dengan menggunakan Code yang mudah untuk di ingat. Master Data ini juga dapat difungsikan sebagai Address Book atau Buku telepon yang dapat dipanggil dengan metode find (tombol).

Data hotel ini digunakan nanti dalam pemanggilan hotel hanya dengan menginput Code hotel dan Code Roomnya saja maka semua isi akan di load ke file reservasi. Master ini di bagi menjadi dua sesi yaitu, Hotel information dan Room Type

Hotel Informasi:

  • Hotel Code (kode sesuai kesepakatan, dan tidak boleh sama)
  • Hotel Name (sesuai dengan nama hotel)
  • Address (alamat, akan diperlukan nanti dalam Amplop misalnya)
  • Telp (nomor telp hotel)
  • Fax (nomor fax hotel)
  • Email (alamat email hotel)
  • Website ( Alamat Website)
  • Contact Person ( nama Kontak 1 – 5 nama, akan digunakan dalam form reservasi)
  • Jabatan Kontak person (jabatan 1 – 5)
  • High season Period
Contoh : AKK – ALAM KULKUL, serlanjutnya disi sersuai filed-nya

Room Sesion

  • Room Code (Kode kamar, perlu diperhatikan kode depan harus sama dengan kode hotelnya, misal AKKTS - Twin Standar, digit terakhir akan menjeaskan type roomnya
  • Room Name ( nama kamar; Twin Standar)
  • Rate Net ( harga net)
  • Publish Rate ( Harga publish)
Perlu diperhatikan :
Tidak boleh mengganti “Code Hotel”, karena akan berpengaruh kepada data yang sudah pernah di-input menggunakan hotel tersebut. Jadi kode harus bersifat permanen. Atau lebih baik membuat data baru dengan kode baru. Dan setelah kode yang lama sudah tidak dipergunakan kembali maka data tersebut dapat dihapus.
Bagaimana jika terjadi atu jika telah di ubah?

Type kamar otomatis akan hilang, caranya Kenali kode dengan mencari pada data reservation yang menggunakan hotel tersebut, setelah ketemu ingat kode yang dipakai. Kemudian kembali ke Master Hotel dan mencari data hotel tersebut dan mengganti kodenya yang sama dengan Kode pada Master Reservation.

2. Transport (transportrate)
Master transport ini juga berisi code dan deskripsi dari transport dan dengan mengisikan jenis mobil yang digunakan akan menentukan nilai dari biaya operasionalnya. Contoh Transfer dari Aiport Kuta antara menggunakan mobil L-300 dengan Mazda E-2000 atau dengan menggunakan kelas sedan. Untuk digit Transport code diusahakan seminimal mungkin (misal 3 digit) supaya memudahkan dalam mengingat.

Data yang diisi:
-          Data No (otomatis)
-          Tour Code (kodeyang disepakati dan mudah dihafal, singkat (3-5 digit)
-          Tour Name (deskripsi dari program tour tsb)
-          Rate Adl, Chd (harga dalam US$)
-          Gude Fee ( komisi untuk guide)
-          (field yang lainnya bersifat optional boleh disi atau dikosongkan)
Harga transfer untuk masing-masing jenis mobil yang digunakan:
o        Car Code (kode mobil),
o        net rate,
o        publish rate,
o        Duration (lama tour dalam hrs)
o        Tour Description (deskripsi tour, penjelasan tour bersangkutan)
o         Entrance Fee
Data ini akan dipergunakan selanjutnya oleh transport dengan mengisikan mobil yang dipakai dalam tranrsfer tersebut akan otomatis mengeluarkan harga-harga yang selanjutnya akan memudahkan dalam proses accounting

Gambar : Layout Master Data Transfer

3. Optional (optionrate)
Master optional digunakan untuk menyimpan data code-code optional tour yang dijual misal Bali Hai Sunset Dinner Cruise kemudian ditentukan harga jual per orangnya dan anak-anak
-          Data No (otomatis)
-          Tour Code (kodeyang disepakati dan mudah dihafal, singkat (3-5 digit)
-          Tour Name (deskripsi dari program tour tsb)
-          Rate Adl, Chd (harga dalam US$)
-          Gude Fee ( komisi untuk guide)
-          (field yang lainnya bersifat optional boleh disi atau dikosongkan)
Harga transfer untuk masing-masing jenis mobil yang digunakan:
Car Code (kode mobil), net rate, publish rate,
Data ini akan dipergunakan selanjutnya oleh transport dengan mengisikan mobil yang dipakai dalam tranrsfer tersebut akan otomatis mengeluarkan harga-harga yang selanjutnya akan memudahkan dalam proses accounting
Gambar layout Master Optional Rate
Metode yang digunakan pada penginputan Optional rate dan transport rate adalah sama namun ini akan membedakan dalam pembuatan INVOICE.
Penggunaanya:
Master data ini akan dipergunakan masing-masing pada TRANSFER atau TOURPRG , Pada Master, jadi jika  tour atau ransfer akan dimunculkan dalam Invoice maka tour atau transfer tersebut diinput pada TRANSFER (yang bersifat VOUCHER), dan sebaliknya jika itu optional maka diinput pada kolom OPTIONAL, karena jika rbersifat OP maka tidak akan di charge pada pembuatan INVOICE ( collect uang disini).
 
4. Flight (flight)
Digunakan untuk menyimpan data Flight dengan mengisikan code penerbangan dan estimated arrival dan departure-nya. Data ini akan di load dan di transfer ke file reservation secara otomatis
-          Flight Number
-          Schedule
-          ETA
-          ETD
-          FROM TO
-          Schedule Weekly
5. Staff (staff)
Master Staff digunakan untuk pendataan karyawan, data-data pribadi karyawan seperti tanggal lahir, alamat, jabatan, dll Data staff ini juga akan berkaitan dalam penginputan data reservasi nantinya.
Data yang diinput adalah:
-          Staff Code
-          User ID( otomatis)
-          First name
-          Last Name
-          Street Address
-          Banjar
-          City
-          Province
-          Phone,
-          Sex
-          Blood Type
-          Religion
-          Department
-          Join Date
-          Resign date

6. Guide (guide)
Master Guide diperlukan untuk mendata jumlah guide serta beberapa informasi guide, seperti alamat, no telp. Data guide ini diperlukan untuk pengisian daily movement, guide order dan penyajian laporan guide fee report setiap bulannya.
Form yang diisi:
-          Gd Code
-          Guide Name
-          Address
-          Banjar
-          City
-          Hand Phone
-          Email
-          Nick Name
-          Photo
Gambar layout Master Guide

7. Driver (driver)
Master driver dipergunakan untuk mendata jumlah driver dan bersangkutan dengan kendaraan yang dibawanya. Informasi yang dicatat adalah Nama driver, dan nomor mobil yang dibawa. Data driver ini akan diperlukan untuk penyajian data transport. Data ini juga akan dipai untuk Laporan daily movement dan lain, lain
Gambar Layout Master Data Driver

9. Agent
Jika dalam suatu travel menggunakan beberapa agent di luar maka untuk lebih mendetailnya informasi maka perlu dbuatkan suatu Master data agent yang daat digunakan dalam data reservasi secara intern.
Gambar Layout Master Data Agent

8. Setup

Gamabar Layout Master Data Setup

Cara Penggunaan

Form Reservation – Master
Form Reservation merupakan pusat dari semua data dalam proses travel, Di dalam layout ini akan dtemukan detail-detail data dari tamu yang bersangkutan, dari sini juga menyambungkan ke beberapa laporan-laporan baik harian, bulanan ataun period tertentu.
Gambar 2.1 Halaman Form Master
-          Terima Email atau fax mengenai Booking
-          Jika Booking mengenai hotel lebih baik check availability dahulu ke hotel yang bersangkutan
-          Mengisi form sesuai dengan data email
o        Nomor File (otomatis)
o        Operator (nama pembuat file / staff yang input data)
o        Local Booking No. (Normor Booking dari Agent yang mengirim atau kosong jika local booking)
o        Nama Agent
o        Nama Group
o        Nama Tour Leader
o        Nama list Tamu (jika lebih dari 4 bisa dinput pada layout nama)
o        Arrival Date (mm-dd-yy atau sesuai dengan regional settingnnya)
o        Arival Flight (ETA automatis)
o        Departure Date (mm-dd-yy)
o        Departure Flight (ETD automatis)
o        Total Pax.(Adult, Child, Infant, Free of Charge untuk TL)
o        Status (New Booking, Revice, Confirmed dll)
o        Aiport Tax
Tombol (lihat gambar susunan menu program):
Master : status berada di master
Staff  : Untuk menuju ke master data staff
Guide : Untuk Menuju ke master data guide
Driver : Untuk menuju ke data driver
Airline : Untuk menuju ke master data airline
Hotel : Untuk menuju ke master data hotel
Jika layoutnya tidak muncul maka dapat dicari pada window à nama file
Arrival today : Menuju ke report arrival today
+1 : Menuju ke report arrival besok, kebalikannya  -1 arrival report kemaren
+ 2 : Menjuju ke report arrival besok lusa, kebalikannya -2
+3 : menuju ke report arrival besok 3 harinya, kebalikanya - 3
Departue today : Menuju ke report departure today
+1 : Menuju ke report departure besok, kebalikannya  -1 departure report kemarin
+ 2 : Menjuju ke report departure besok lusa, kebalikannya -2
+3 : menuju ke report departure besok 3 harinya, kebalikanya - 3
name : untuk mengisi nama tamu jika lebih dari 4 orang
Vcr menuju ke hotelclient layout vcr
Resv Menuju ke htlclient layout form booking
Check block digunakan untuk mengechek status blocking room
Today /..: Untuk mengecek reservasi yang telah dibuat selama hari ini, untuk mermudahkan perncarian
Gude Order : menuju ke print guide order
Final Service menuju ke print final service
Print : digunakan untuk cetak data

Back Digunakan untuk kembali ke layout sebelumnya.

Hotel
Pada tabel ini diinput dta hotel yang akan di booking ataupun hotel tempat menginap, jika tamu tidak memesan hotel. Data-data yang dinput akan berdasarkan pada Master Data Hotel yang telah dibuat sebelumnya. Hal-hal yang diinput dalam penginputan data yaitu:

o        Kode Hotel
o        Nama Hotel (otomatis)
o        Kode room
o        Nama room (otomatis)
o        Chcek in date (mm-dd-yy)
o        Chefck out date (mm-dd-yy)
o        Total Night (automatis; kecuali revise harus manual)
o        Total room
o        Arrival Flight/CAR
o        Departure By (jika transfer diisi dengan CAR/Own)
o        Nate Rate (otomatis jika ada harga agreemet bisa di manual)
o        Publish Rate (otomatis jika ada harga lain bisa manual
o        ABF ; berapa kali
o        CBF; berapa kali
o        LCH; berapa kali
o        DNR; berapa Kali
o        X bed (total qty)
o        Rate for Xbed
o        Agent
o        Status (New Booking, Confirmed, Cancel)
o        Remarks
Untuk Pengisian data hotel tidak ada batas bisa disi lebih dari 1 hotel jika tidak muncul dilayar dapat diclik pada slide bar di sebelah kanan, dengan menekan tombol anak anah.
Untuk Detail datanya bisa diclick pada tombol hotel. Didalmnya terdapat form booking untuk di fax ke hotel. Form ini sudah di create secara otomatis. Namun untuk tambahan dapat diisi pada kolom Remarks. Misalnya, “SPECIAL CAMPIGN RATE”. Form ini akan di fax melalui Winfax atau juga bisa di Print terlebih dahulu untuk dokumen.
Untuk kasus satu hotel dengan 2 atau lebih tipe kamar dapat dilakukan dengan pembuatan data sekali lagi dengan mengisikan kode room yang lain. Untuk Form Bookingnya bisa menggunakan form MORE.
Gambar 2.2 Halaman Form Master (Lanjutan)
Transfer/Tour Colom
Pengisian data transfer akan berkaitan dengan master data TransferRate.
o        Tanggal (mm-dd-yy)
o        Kode (pilihan)
Jika data belum ada dapat ditambahkan pada TRANSPORTRATE(lihat pembahasan sebelumnya)
o        Descripion (otomatis atau jika ada tabahan bisa manual)
o        Driver
o        Guide
o        From Hotel
o        To Hotel
o        Confirm by
o        Status
o        Pick up time
o        Remarks
Data yang akan diinput adalah data transfer dan data optional tour yang akan di charge ke Agent bersagkutan (Agen Luar).
Data Transfer ini juga akan dipergunakan pada proses pembuatan INVOICE. Jadi data disini akan kelihatan pada invoice yang akan di chrge kan
ke Agent yang booking (Agent Luar). Jadi sebaknya dperlu di check dalam pengisiannya. Jika Optional Tournya menggunakan Voucher dapat dibuatkan pada bagian detil Transport ( click tombol transport).
Gambar 2.2 Halaman Form Master (Lanjutan)
Optional Tour Colom
  • Tanggal
  •   Adl, Chd, Inf (Total Pax, Dewasa, Anak, Bayi)
  •   Kode (pilihan tourates) Jika data belum ada dapat ditambakan pada TOURRATES (lihat cara pengsian sebelumnya) namun sebelumnya pastikan bahwa data kode tersebut tidak ada dengan menggunakan find pada tour name.
  • Descripion (otomatis atau jika ada tabahan bisa manual)
  • Driver
  • Guide
  • From Hotel
  • To Hotel
  • Confirm by
  • Status
  • Pick up time
  • Remarks
Untuk pengisian data optional pertama kali akan dinput pada reservation dan selanjutnya akan diproses setiap harinya oleh operation dengan pengisian guide jika menggunakan guide dan driver jika menggukan driver.
Untuk melihat masing masing detail data bisa mengclik tombol pada pojok kanan masing-masing colom. Seperti hotel amak yang berhubungan dengan hotel akan di tampilkan seperti :
-          Form untuk Booking Hotel
-          Report untuk in house guest pd tanggal bersangkutan
-          Pembuatan Voucher Hotel
Untuk Transfer
-          Daily movement
-          Harga Transfer sesuai mobil yang digunakan
-          Voucher untuk transfer
-          Monthly Report
Untuk Optional
-          Daily option tour
-          Harga option sesuai mobil yang digunakan
-          Voucher untuk transfer
-          Monthly Report

-          Semua data sudah diinput proses selanjutnya adalah mencetak Map File


Gambar 2.1 Halaman Form Detail Hotel
Didapat dengan menekan shortcut tombol Hotel (warna merah)


Gambar 2.1 Halaman Form Detail Hotel
Didapat dengan menekan shortcut tombol Hotel (warna merah)


Gambar 2.1 Halaman Form Detail Hotel
Didapat dengan menekan shortcut tombol Hotel (warna merah)

Proses Pada Operation Departement
-          Mencetak Daily Movement
-          Mencetak Guide Order
-          Mencetak Final Service form
-          Mencetak Quistionaire (jika ada)
Proses Pada Transport Departement
-          Menentukan Driver schedule
-          Menentukan Sharing Jika ada
Proses Pada Accounting Departement

Setelah tamu out maka langkah selanjutnya adalah pembuatan Invoice. Invoice ini akan di print atau dikirim melalui email ke Agent bersangkutan

Pengisian :
-          Mengisi Nomor Booking File maka outomatis data akan ditampilkan
  • Data Hotel
o        Data Transfer
o        Data Optional Tour ( biasanya tidak ditampilkan karena sudah di charge di local Agent
-          Mengecek dan mengisi harga hotel net dan publish
-          Mengecek dan mengisi Harga transfer
-          Mengecek dan mengisi harga Optional
-          Mengecek Grand total (automatis)
-          Mencetak INVOICE
-          Membuat laporan invoice
-          Membuat laporan Profit
Jika terjadi kesalahan dalam penginputan invoice, maka data ini dapat dipanggil kembali untuk di edit.  Perlu diperhatikan total – total dari setiap data ( di refresh)
3.    Program Sharing
Untuk mensharing program maka pada server harus di buka terlebih dahulu semua file yang bersangkutan (link)
Jika sedang dilakukan peng-editan data  satu file maka file tersebut tidak akan bisa dibuka secara bersamaan
4.    Kebutuhan Lain
Untuk menjaga keamanan dari data maka diperlukan Antivirus yang handal  (menjaga komputer secara menyeluruh) dan diperlukan Backup data minimal sebulan sekali. Backup data ini juga dapat di transfer ke Cd untuk lebih amannya
Jika suatu saat Komputrnya mati maka

Gambar- Gambar
Gambar layout Print Arrival Itenerary
Gambar Layout Print Departurer Itreneray

Gambar layout Print Daily Movement

Gambar Layout Print Final Service

Gambar Layout Print Guide Order

Gambar Layout Print Inhouse Guest Report

Gambar Layout Print Monthly Recapitulatin Report
Gambar Layout Print Total Night Report

Gambar Layout Print Map File

Gambar layout Form Booking Hotel yang akan di fax atau bisa di print


Gambar Print Voucher

Gambar Layout Print Amplop